Totul printr-un engagement crescut înainte și în timpul cursului și prin programul de Dynamic Micro-Learning, din partea de follow-up, după curs – Dan Damian, 3PM Digital Masters
Dan Damian a creat si a implementat cu succes strategii de marketing si vanzari, pentru companii lideri de piata, sau care aspirau la aceasta pozitie, in domeniul lor.
Din 2012, in perioada Early Adopters ai aplicatiilor mobile, Dan a fost partener intr-una din primele companii furnizoare de aplicatii mobile din Romania, iar din 2017 a inceput sa construiasca un produs integrat pentru furnizorii de training, o aplicatie web pentru trainers si una mobila pentru trainees.
Compania 3PM Digital Masters, care ofera acum acest produs spre testare, a incorporat in el experinta de digital & instructional design si experience learning, fiind una din primele companii finantate prin programul StartUp Nation 2017.
Cum am început
În prima parte a anului 2017, cu ajutorul unei companii specializate, am făcut un studiu în piață de training, cu intenția să identificăm care sunt, pe tot parcursul training-ului, așa numitele „pain points” întâmpinate.
Am început cu studiul calitativ: au fost interviuri individuale cu câte 3-4 reprezentanți ai fiecărei categorii: manageri, trainers și trainees.
Am continuat apoi cu un studiu cantitativ, adresat doar trainerilor, un chestionar online, care acoperea cu întrebări procesul de training end-to-end: înainte de curs, în timpul cursului și după curs. La acesta am primit răspuns de la 155 de traineri, atât din corporații (in-house trainers) cât și din firme de training sau freelance trainers.
În aprilie 2017, am centralizat și am analizat rezultatele și, pe bază acestora, am construit, cu o firmă specializată, wireframingul sau prototipul aplicației: trainer journey în ecrane web și trainee journey în ecrane de mobil. Acesta a fost prezentat, în luna mai, într-un focus grup alcătuit din 12 traineri din diverse medii, de la care am luat feedback și sugestii.
În luna iunie 2017, am început dezvoltarea aplicației și în trimestrul I, 2018, am avut un produs (MVP) pe care am început să-l testăm, pe porțiuni.
Acum produsul este în fază de public beta testing, în companii și firme de training. Obiectivul este că în 2-3 luni să adunăm și să incorporam în aplicație feedbackul și sugestiile lor, astfel încât în trimestrul IV să avem lansarea comercială.
Ce probleme se rezolvă prin folosirea aplicației
- – și cel mai important: un ROI scăzut al trainingurilor.
Companiile investesc în cursuri că să ridice nivelul de cunoștințe al angajaților de la nivelul N la nivelul N+++, prin plusvaloarea adusă de training să obțină un impact semnificativ în business.
În ce măsură se întâmplă acest lucru? Conform studiilor, angajații aplică, în medie, cam 10 % din ceea ce invată la cursuri, pe termen lung. Aceasta înseamnă un return of investment foarte scăzut (vezi Figura1: Curba uitării).
Excepție fac cazurile când, după curs, se implementează un program consistent și de calitate de follow-up. Dar această se întâmplă foarte rar, din diverse motive.
- Implicarea redusă a angajaților pe parcursul trainingului (low engagement).
Participanții au nivele diferite de atenție pe parcursul cursului și au și nivele diferite de înțelegere, iar trainerii trebuie să verifice permanent, prin diferite metode, dacă beneficiază de atenția și de înțelegerea celor care participă.
De cele mai multe ori aceste metode nu-i pot atinge pe toți participanții. Asta se întâmplă mai ales dacă facem referire la cei timizi sau la cei care nu vor să pară proști în față colegilor și nu spun dacă și când nu înțeleg ceva din cele prezentate de trainer.
Trainerul trebuie să fie foarte creativ pentru a-i ține implicați pe toți cursanții pe tot parcursul trainingului.
- Trainerul nu știe dinainte de curs care este nivelul cunoștințelor participanților despre subiectul trainingului și nici care sunt nevoile și așteptările acestora.
Informațiile pe bază cărora el își pregătește cursul le are, de regulă, de la managerul „Echipei X” și nu direct de la angajați. La cererea managerului și pe bază informațiilor primite de la acesta, trainerul pregătește un conținut „personalizat” pentru echipă respectivă.
De obicei trainerul află, în prima parte a cursului, de la participanți, prin tehnici specifice, Knowledge Level și Needs & Expectations. Prima parte a cursului se desfășoară, în general, astfel:
- Captatio Benevolantiae: trainerul se prezintă, cu experiență sa și cu realizările profesionale, atât că expert în domeniul respectiv, cât și că trainer, ca o garanție pentru cursanți că vor beneficia de cele mai bune informații. În plus, de cele mai multe ori, trainerul mai adaugă și informații personale, pentru o mai bună apropiere de participanți și pentru a le câștiga încrederea.
- Knowledge Level Assessment – evaluare pe care o face cu scopul de a identifică nivelul la care să facă livrarea, să nu-i plictisească, dacă livrează la un nivel prea scăzut sau să nu se facă înțeles, dacă livrează la un nivel prea ridicat.
- Needs and Expectations – de cele mai multe ori acestea sunt liber exprimate de către cursanți, trainerul le scrie pe tablă sau pe flipchart, pentu că să le poată urmări și bifa, la livrare.
Cele trei etape prezentate mai sus pot să ocupe de la 2-3 ore până la jumătate din prima zi, sau chiar mai mult, până când trainerul ajunge la calibrarea dorită cu grupul respectiv.
Apoi începe etapă a patra, livrarea efectivă, în care trainerul adaptează „din mers” conținutul pregătit dinainte, la nivelul participanților și că să răspundă nevoilor și așteptărilor lor. În timpul livrării trainerul trebuie să verifice Attention and Understanding, prin diverse tehnici specifice adresate participanților, iar la final aceștia sunt rugați să completeze formularul de evaluare a trainingului – de cele mai multe ori acesta este în format hard copy, pe hârtie.
Cum rezolvă aplicația
3PM – People, Practices, Performance Magnifier, problemele prezentate mai sus
Prin utilizarea aplicației 3PM, ROI al trainingului poate crește cu pană la 500%- sau chiar mai mult, printr-un engagement crescut înainte și în timpul cursului și prin programul de Dynamic Micro-Learning, din partea de follow-up, după curs.
3PM este o aplicație Blended Learning = In-class Training + Mobile Micro-Learning.
Este o aplicație web pentru traineri, în care aceștia completează conținutul și o aplicație mobilă pentru cursanți și acoperă întregul proces de training, end-to-end (before, during & after).
Cum arată etapele desfășurării cursului cu folosirea aplicației 3PM
Participanții își descărcă aplicația înainte de curs (de preferat cu minim o săptămâna), iar această, că orice altă aplicație mobilă, are că scop să le facă viață mai ușoară și mai interesantă (engagement), înainte și în timpul cursului, dar și după acesta, cu scopul să-i ajute să impelmenteze cât mai multe din conceptele învățate.
1. Înainte de curs, participanții pot găsi în aplicație câteva detalii:
Why to attend – câteva motive pentru care să participe (teaser)
Trainer Bios – prezentare trainer, atât profesională cât și personală
Agendă – lista subiectelor propuse cuprins
Calendar – detalierea capitolelor propuse, pe zile și pe ore
Location – unde va avea loc trainigul, cu hartă (cum se poate ajunge la locație)
Pre Work – links către diverse materiale, articole, video, care să-i pregătească pe participanți sau/și să le stârnească curiozitatea
În plus, participanții vor primi notificări push în aplicație, cu următoarele:
Knowledge Level Pre-Assessment Form – un chestionar cu 20-30 de întrebări (de ex.), care să poată fi răspuns în 2-3 minute, prin click-to-answer.
Needs & Expectations, sub 2 form:
- Text (fiecare participant scrie ce vrea)
- Lista subiectelor pe care trainerul le poate acoperi în cadrul cursului, la fiecare dintre ele participantul poate bifa DA (mă interesează sau NU (nu mă interesează).
Având toate aceste informații, de la participanți, cu câteva zile înainte de curs, trainerul poate alcătui cuprinsul cursului personalizat perfect pentru grupul respectiv, crescând astfel cu mult valoarea livrării.
De asemenea, și pentru că participanții au acces la informații despre trainer și despre curs dinainte, toată partea de calibrare cu grupul, din prima zi, se poate restrânge la 30 minute sau maxim o oră, lăsând astfel mai mult timp pentru o livrare de calitate.
2. În timpul cursului, trainerul poate verifică atenția și înțelegerea participanților prin intermediul unor chestionare scurte, prin notificări push în aplicație, după fiecare subiect prezentat.
Toți cursanții pot răspunde în câteva secunde, iar trainerul vede instant, într-un raport pe laptop, cine a răspuns corect și cine nu, și poate astfel să intervină și să clarifice lucrurile pentru toată lumea. În plus, poate și să introducă recompense (sau doar recunoașteri), la sfârșitul fiecărei zile de curs, pentru cei care sunt atenți și răspund cel mai bine (gamification).
3. După curs, aplicația poate crește de câteva ori Return of Investment, prin aplicarea mult mai crescută, în business, a conceptelor învățate.
Prin programul de follow-up Dynamic Micro-Learning, se transmit zilnic (sau cu orice altă frecvență) mici chestionare.
Procesul de micro-learning este unul dintre cele mai eficiente în zilele noatre, când perioadă de atenție a indivizilor a scăzut foarte mult, fiecare preferând să ia informațiile repede și în porții mici, pentru eficientă timpului dedicat învățării (și nu numai).
Acest program poate întrerupe curbă uitării prin chestionare gen Trivia, care verifică că s-au reținut lucrurile esențiale (întrebare scurtă + click pe răspunsul corect = respuns în câteva secunde) sau întrebări gen Case Study, prin care se verifică modul de înțelegere și de aplicare a conceptelor învățate (descrierea unei situații de business cu personaje care discută – de ex. – și apoi listarea unor decizii care se pot lua, din care cursantul trebuie să o aleagă pe cea corectă, de răspuns în max. 2-3 minute).
Și aici se poate introduce gamification, săptămânal se poate întocmi un clasament al respondenților, cu punctajele dobândite că urmare a răspunsurilor lor, managerii de echipe putând să ofere recunoaștere sau recompense celor din top.
Prin cele de mai sus, vedem cum aplicația ne arată nivelul implicării participanților în timpul trainingului, a atenției lor și a înțelegerii conceptelor prezentate, precum și nivelul lor teoretic de învățare, prin programul de follow-up.
Foarte important: cum aflăm dacă și cum aplică ei în business ceea ce au învățat?
Aici aplicația are un capitol de Sharing Experiences, în care participanții la curs trebuie să povestească, pe scurt (sub formă unui chat similar celor din grupurile de WhatsApp sau Facebook) cum au aplicat ceea ce au învățat, în cazuri specifice, moderarea chat-ului fiind asigurată de manager sau de un team-leader.
Partea acesta este cu adevărat importantă, atât pentru manager și pentru companie, dar și pentru cursanți, pentru că poate reprezenta dovadă impactului în business avut de respectivul training și poate dovedi de asemenea că investiția în curs este recuperată într-o mult mai mare măsură decât în cazul trainingurilor care se desfășoară fără aplicația 3PM.
