Despre simțul măsurii în lucrul la birou

Pierderea simțului măsurii și al echilibrului este una din problemele zilelor noastre reflectată în toate dezbaterile curente, situându-ne aproape de fiecare dată față de un subiect cu opinii extreme, fie de o parte, fie de alta. Amenajarea spațiilor de birouri nu face nici ea excepție motiv pentru care vom face o analiză a câtorva din cele mai discutabile aspecte.
Lucrul la firmă versus lucrul de acasă
Dezvoltarea IT&C-ului are ca efect faptul că se poate lucra de oriunde putând fi permanent conectați la ceea ce avem de făcut. În primele etape, acesta a fost considerat un mare avantaj în direcția îmbunătățirii echilibrului dintre viața pofesională și cea personală prin posibilitatea de a face anumite activități profesionale atunci când ești și cu familia sau chiar să lucrezi de acasă.
Dacă întrebarea din trecut era cum să fim conectați la acțiunile importante din organizație când suntem plecați, întrebarea prezentă este cum să ne deconectăm de la sarcinile de lucru, având posibilitatea tehnică de a fi tot timpul conectați și existând așteptările de a fi conectați tot timpul. Sigur că în anumite situații munca și într-o anumită măsură lucrul de acasă poate fi o soluție potrivită atât pentru realizarea sarcinilor profesionale cât și pentru îmbunătățirea timpului petrecut cu familia sau comunitatea de rezidență dar sunt și dezavantaje pe măsură.
Unul din aceste dezavantaje este reprezentat și de disparița barierei atât fizice cât și psihice dintre viața personală și profesională, delimitare extrem de necesară având un rol psihologic mai mare decât vacanța în deplasare ca necesitate de rupere a ritmului cotidian, de rutină a fiecărei zile. Din acest motiv pentru situațiile în care se lucrează mai mult de acasă este recomandabil să existe o cameră, un spațiu de muncă distinct în care să ne putem concentra exclusiv asupra sarcinilor profesionale și să fie totodată și locul în care “închidem lucrul” când suntem alături de cei dragi.
Chiar dacă lucrăm mai mult sau mai puțin de acasă existența unor locuri în care să ne putem întâlni, să schimbăm idei și să creăm comunități profesionale sau de afaceri este esențială. Exemplul Silicon Valley, ca model de efervescență creatoare și inovatoare în care factorul de succes principal este determinat de comunitatea profesională largă și densă și de schimbul permanent de idei care se realizează spontan și liber in pub-urile zonei.

De altfel, acesta este unul dintre exemplele cele mai edificatoare pentru conceptul de inteligență colectivă despre care se discută în prezent. În concluzie, pentru o organizație, de la o anumită dimensiune, ca să-și poată pune în practică viziunea și strategia are nevoie și de spații fizice ca “centru de resurse” care să contribuie la coeziune, împărtășirea valorilor, crearea și dezvoltarea know how-lui și a abilităților și deprinderilor profesionale fiind în acelasși timp și un factor motivațional esențial chiar dacă acea organizație se bazează în mare măsură pe contribuția colaboratorilor de acasă sau din alte locuri.

• Open space versus spații intime – închise

Birourile individuale sunt spațiile de lcucru cele mai confortabile pentru utilizatori fiind cele mai potrivite spații pentru activități care presupun un înalt grad de concentrare. Spațiile de tip open space au avantaje multiple, mai ales pentru activitățile de birou care presupun activități repetitive.
Un spațiu de tip open space este mult mai potrivit pentru lucrul în comun decât un birou de câteva persoane ca urmare a zogomotului de fond constant care se creează. Conversatțile si zgomotele punctuale se pierd faciltând în acest fel concentarea și se reduc perturbațiile externe mai bine decât într-un birou de grup cu 2 -12 persoane.
Totodată open space-ul facilitează comunicarea și interacțiunea mai bună dintre oameni care poate avea ca efect o efervescență inovatoare mai ridicată și menține concentrarea pe sarcini in unele cazuri mai bine decat in birourile individuale ca urmare a transparenței care se creează și a faptului că fiecare poate urmări nivelul si volumul activității profesionale a celorlalte persoane.
De multe ori comaparația între cele 2 tipuri de birouri (individual și open space) este de tipul care din care este mai bun. Soluția optimă este amenajarea spațiilor open space cu anumite reguli, de tipul studiului într-o bibliotecă publică dublat de existența unor birouri individuale care să se folosească de oricine are de întreprins sarcini creative individual sau de concentare plus spații de lucru formale sau informale pentru lcurul în echipă.

• Design,management de proiect și strategie

Până de curând, a existat în piață o abordare destul de răspândită, de tipul: spațiul și postul de lucru nu au nici o importanță și, prin urmare, trebuie minimizate cheltuielile, pe
principiul cost saving. Facem achizițiile la prețurile cele mai mici din piață, de la indiferent care și câți furnizori, nu are importanță impactul acestor dotări asupra performanței organizației, sănătății și satisfacției angajaților și partenerilor.

În prezent se manifestă destul de frecvent o altă extremă în piață, determinată și de consecințele comportamentului exagerat anterior. Sub presiunea resursei umane care pune un accent tot mai mare asupra calității postului de lucru, necesitatea de consolidare a imaginii de organizație profesionistă în piață și sub povara operațiilor de mentenanță neîntrerupte și dificultăților din relațiile cu furnizorii de calitate scăzută există o orientare destul de răspândită spre furnizorii internaționali locali de soluții integrate pentru birouri sau spre diferite firme care se ocupă de amenajări interioare cărora, de multe ori, le lispsește know how-ul privitor la soluțiile de amenajare a birourilor și integrarea unei viziuni strategice în amenajarea spațiilor de lucru.
Astfel, s-a ajuns în multe situații să se consume bugete foarte mari pentru lucrări care au efecte foarte reduse asupra performanței organizației iar pentru elemente esențiale atât pentru productivitate cât și sănătatea oamenilor, cum este cazul scaunelor de lucru, nu mai există resurse. În cazul reperezentanțelor firmelor internaționale alese ca furnizori se consumă bugete mult mai mari pentru că în general sunt firme de intermediere iar serviciile postvânzare sunt mult mai anevoioase iar flexibilitatea în furnizarea soluțiilor după încheierea proiectului inițial este redusă.

• Lucrul în picioare, lucrul pe scaun sau pe o minge

Din dorința de a titra știri șocante sau din citirea superficială a unor studii se ajunge uneori la concluzii de tipul „este mai bine să se lucreze în picioare” sau „mai bine stăm pe o minge la birou”. Studiile medicale și de ergonomie demonstrează clar și fără echivoc faptul că consumul energetic al corpului uman este cel mai redus în poziția așezat pe scaun.
Problema principală este determinată de șederea prelungită într-o poziție statică. Recomandarea tradițională de a face o pauză de 5-10 minute la o oră de lucru pe scaun este poate cel mai bun remediu, dar pentru că în general suntem absorbiți de proiectele la care lucrăm nu urmăm această recomandare. O soluție este să folosim birouri de tip sit/stand pentru lucrul alternativ pe scaun și în picioare sau mai ales dacă lucrăm cu laptop se poate folosi o suparafață de lucru fixă pentru lucrul pe scaun și o alta pentru lucrul în picioare.
Lucrul exclusiv în picioare, așa cum se trag concluzii uneori greșit, conduce la oboseală fizică mult mai mare iar bolile profesionale asociate lucrului în picioare sunt și mai frecvente. Pentru a veni în întâmpinarea problemei lucrului static, așezat pe scaun, încă de la primele scaune rotative s-a încercat introducerea unor funcții pentru o ședere cât mai dinamică la birou.
Totuși șederea dinamică nu este singurul element pentru un comportament sănătos la birou, ea trebuie să fie însoțită de distribuția greutății corporale pe o suprafață cât mai mare de contact și menținerea unei posturi cât mai neutre-naturale. Punctul de vedere că șederea dinamică este cel mai important element a condus la concluzii de tipul “este mai bine să lucrăm la birou de pe o minge”.
Mingea este și ea potrivită pentru a sta altenativ pe scaun și minge, însă lucrul 8 ore de pe o minge nu este o soluție productivă și sănătoasă. Partenerii GreenForest principali din Germania pentru furnizarea de scaune Topstar/Wagner au fost cei care au brevetat pentru prima dată mișcarea tridimensională a șezutului într-un scaun de birou, integrând și principiul mișcării de pe minge. În acest fel sunt reunite și cerințele privitoare la distribuția greutății și poziția neutră / naturală pe scaun.

• Scaun de statut sau scaun pentru performanță și sănătate

Alegerea scaunului este un element esențial atât pentru productivitatea oamenilor cât și pentru sănătatea lor, motiv pentru care nu ar trebui lăsat la voia întaâmplării, fie că e vorba de votul democratic al anagajaților care în general nu acordă importanță acestor aspecte punând în balanța dorința de a avea un scaun de “șef” cu sănătatea și performanța lor, fie că e vorba de alegerea unei persoane neavizate.
În general se consideră că pozițiile executive presupun o ședere mai scurtă fixă la birou iar funcția de simbol este mai importantă. Din acest motiv ele nu au dezvoltate funcții ergonomice foarte importante, dar oamenii consideră că dacă sunt pentru poziții de conducere trebuie să fie și bune, aspect care de multe ori este fals.
Un alt comportament extrem este alegerea scaunului pe criteriul exclusiv estetic acesta reprezentând o capcană în care se lasă amgrenați de multe ori factorii decidenți.
Concepția, proiectarea și realizarea spațiilor este bine să fie rezultatul unei munci de echipă
Spațiul de lucru este un factor esențial de succes al organizațiilor, motiv pentru care nu este indicat să fie delegat nici unui singur manager de proiect care să hotărască totul în numele companiei fără a avea o imagine de profunzime a afacerii și nici unei persoane din companie care are ca sarcină principală reducerea costurilor. Concepția, proiectarea și realizarea spațiilor este bine să fie rezultatul unei munci de echipă care reunește persoane cu rol strategic în companie și profesioniști care acoperă toate aspectele implicate.
GreenForest este cel mai important producător român de mobilier de birou, cu peste 100.000 de posturi de lucru amenajate până în prezent și reprezintă o soluție profesională de amenajare cu mobilier de birou cu o largă expertiză și în planificarea spațiilor și proceselor din organizație. În toate proiectele pe care le implementăm urmărim performanța pe care o pot obține clienții noștri în urma implementării proiectului, gradul de recuperare a investiției, relevanța pentru parteneri precum și sănătatea și productivitatea angajaților clienților noștri.