O poziție importantă dar prea puțin vizibilă intr-o organizație

Rolul Facility Manager-ului într-o organizație este unul complex, cu o poziție importantă în  definirea scopului, evaluarea și alcătuirea unui plan de capital, cu o gamă largă de responsabilități care pornesc de la atingerea obiectivelor companiei (operaționale sau strategice), targete financiare sau project management. 
De multe ori, administrează al doilea buget din companie
Avȃnd in vedere presiunile constante ale unei organizații cu privire la costuri, risk management, dar și la nivelul activităților curente, această pozitiție s-a transformat încetul cu încetul din una operațională, într-o poziție strategică.  Un astfel de departament administrează active și cheltuieli care, cumulate, alcătuiesc un buget care de multe ori se situează pe locul al doilea după bugetul de HR.
Dacă luăm in considerare livrările de spații noi de birouri din principalele orașe ale țării, dar și cererea care este într-o continuă creștere, combinate cu dinamica interioară a multor companii care urmează un trend ascendent,  ne putem da seama că timpul și resursele alocate unor proiecte de amenajare/relocare/extindere, precum și costul asociat cu închirierea spațiilor, darea lor in folosință și echiparea lor este unul considerabil.
Negocierea unui contract de închiriere dureaza în medie 3-4 luni, structura contractelor este una complexă, iar valoarea totală este alcătuită din numeroase componente care trebuie atent gȃndite, avȃnd in vedere impactul unui astfel de contract in bugetul unei companii pe termen mediu și lung. Pe lȃngă componenta comercială, exista o serie de aspecte tehnice care trebuie luate în considerare, cu impact direct in viața de zi cu zi. Un exemplu concret este instalația de climatizare.
I-ați auzit vreodată pe colegii voștri spunȃnd că nu au aer la birou ? Debitul de aer proaspăt este una din componentele tehnice incluse în contractele de închiriere.
O mie de probleme nevăzute
Să presupunem că partea de contractare s-a încheiat cu succes. Urmează partea de execuție a contractului, care se întinde pe parcursul multor ani, timp în care Facility Managerul are rolul de a administra și mentine spațiile, sau de a superviza proiectarea și amenajarea lor in cazul in care compania se muta sau se extinde într-un spațiu nou. Aici apar întrebări ale căror răspunsuri au impact direct și considerabil atȃt in strategia pe termen lung a companiei, cȃt și în bugetul de cheltuieli, cum ar fi :

• Optez pentru o soluție design&built pentru amenajarea spațiilor inchiriate ? (proiectarea și execuția sunt realizate de aceeași companie de arhitectură) sau
• Aleg o firmă specializată în project management care să supervizeze proiectarea și execuția, astfel încȃt să se diminueze riscurile unor vicii de proiectare sau a unei execuții defectuoase care se pot observa dupa mulți ani de exploatare?

Cu cȃtiva ani în urmă, lucrȃnd ca Facility Manager la o companie din Cluj-Napoca, care funcționează într-un spațiu închiriat de aproximativ 4.200 mp, m-am lovit de situația în care numărul de plȃngeri cu privire la aerul condiționat era alarmant de mare. Ȋn strȃnsă colaborare cu proprietarii clădirii, am hotărȃt efectuarea unui audit tehnic la instalația de climatizare realizat de o firmă specializată in domeniu.
Rezultatele au arătat vicii de proiectare și de execuție care au determinat lucrări de amploare pentru îmbunatățirea sistemului. Acestea au putut fi executate doar noaptea, pentru ca activitatea din timpul zilei să nu fie perturbată sau întreruptă și s-au desfăsurat pe o suprafață de 3.500 mp. În total au fost implicate 3 firme și mai multe echipe de specialiști. Lucrările s-au desfășurat în paralel cu amenajarea unui nou spațiu care trebuia livrat funcțional in aceeași perioadă.
Pe lȃnga acest gen de proiecte, mai este și o altă serie care este strȃns legată de obiectivele și target-urile companiilor.
Pe parcursul anilor, dinamica echipelor din interiorul companiei se poate  schimba de nenumărate ori, urmȃnd procese de reorganizare complexe. Rolul Facility Manager-ului este să se asigure că aceste procese se pot realiza din punct de vedere logistic.
O pozitie cu rol de amortizor de socuri
Un proiect interesant la care am lucrat a fost acela de îmbunătățire a vizibilității pe care fiecare echipa din companie îl avea asupra target-urilor fixate. S-a pornit de la identificarea necesităților și a soluțiilor posibile. Cu ajutorul echipei de IT, am ajuns la design-ul unei solutii complexe, care implica instalarea unor monitoare HD într-un sistem integrat care, utilizȃnd o aplicație de tip Digital Signage, au permis crearea, programarea, managementul  și monitorizarea de content media separat pentru fiecare display, utilizȃnd un singur dashboard.
Pe lȃngă managementul acestor proiecte, Facility Manager-ul poate asigura și supervizarea componentei de achizitii din interiorul organizației, dar și a evenimentelor organizate, partea de help-desk (recepție) etc. Să nu neglijăm componenta de sustenabilitate și atenția crescută acordată de companii proiectelor care implica protejarea mediului, dar și partea de protecție a muncii.
Ȋn general, aceste activități sunt realizate de către alte poziții din interiorul companiei (financiar, HR etc). Facility Manager-ul poate absorbi efortul astfel efectuat, administrȃnd eficient aceste activități, eliberȃnd timpul alocat de către celelalte resurse, acestea putȃndu-se astfel concentra pe livrarea de rezultate specifice domeniului lor.
Tot ceea ce am descris mai sus oferă doar o „aromă” a modului în care un Facility Manager poate contribui într-o organizație. Cunoștiințele, abilitățile, atitudinea orientată către client, dar și aptitudinile care sunt necesare in managementul unor aspecte operaționale complexe din viața de zi cu zi, dar și in livrarea unor obiective strategice, fac ca această poziție sa fie recunoscută de multe organizații ca una cu valoare adaugată crescută.