Scrum este una dintre metodologiile Agile de dezvoltare a proiectelor, a cărui implementare are la bază roluri, ceremonii, artefacte și regulile care le guvernează. Așa cum sunt descrise și în ghidul Scrum, ele sunt esențiale pentru o implementare de succes.
Exista însă o tendință în a spune cu o oarecare lejeritate ca „Scrum-ul nu funcționează pentru noi”. Nu este o surpriza din moment ce unele echipe aplica doar parțial sau interpretează de multe ori neinspirat diverse practici și recomandări din Scrum, generând și mai multa confuzie. Din experiența mea Scrum-ul funcționează, însă nu e ușor de „stăpânit” . În speranța ca poate constitui o sursa de inspirație, va împărtășesc cinci lecții învățate lucrând pe proiecte Scrum.
1. Aplică Scrum-ul ca la carte
Cea mai bună cale de implementare a Scrum-ului este de a-l aplica ca la carte, în special dacă echipa are putină experiență practică sau chiar deloc. Acest mod de a face lucrurile este o abordare eficace, o sansa pentru echipă de a invăța si crește armonios. Aplicarea regulilor si practicilor de bază ale Scrum-ului asigura cadrul potrivit pentru ca echipa să experimenteze și să ințeleagă ce anume funcționează si ce trebuie imbunătățit pentru a obține fluență în munca de zi cu zi. Contextul în care un proiect si echipa lui activează – precum cultura organizațională, abilitățile și competențele individuale si de grup, forțele concurentiale etc. – toate au un impact asupra felului in care se desfășoară lucrurile la un moment dat. Din fericire mantra “inspectează si adaptează“ isi dovedește aici adevarata putere. Toate buclele de feedback pe care Scrum-ul le asigură prin ceremoniile lui, dar si transparența pe care o solicită sunt aliați puternici în a ne face viața mai ușoară.
2. Product Owner-ul trebuie să practice “agilitatea”
O viziune clară asupra produsului de dezvoltat și cunoașterea celor mai importante constrângeri ale business-ului poate face o diferență în direcția succesului unui proiect si a realizărilor echipei. Un rol cheie îl joacă Product Owner-ul. Ca Scrum-ul sa funcționeze este extrem de important ca Product Owner-ul sa fie motivat si implicat. Dincolo de comunicarea viziunii, este necesar ca el sa materializeze aceast lucru prin gestionarea in mod activ a Product Backlog-ului. Aceasta presupune definirea, menținerea și prioritizarea item-ilor din Product Backlog. Dar acest lucru nu este suficient; Product Owner-ul trebuie să fie disponibil pentru echipa astfel încât să răspundă întrebărilor sale, să ofere informațiile necesare si solutiile functionale in timp util. Am observat că nimic nu frustrează mai mult o echipă decat răspunsurile întârziate, ceea ce face critica prezența unui Product Owner capabil sa ia decizii si sa se implice zilnic alături de echipă.
3. Stabileste acel “Definition of Done“
Un alt aspect care s-a dovedit a fi important este acela ca toate partile implicate si interesate de proiect trebuie sa aiba o intelegere comuna asupra a ceea ce înseamnă o funcționalitate terminata si gata de livrare. In acest fel se realizeaza o aliniere a asteptarilor tuturor celor implicati. De aceea consider că existenta unei Definition of Done este necesară. Aceasta poate fi stabilita la diferite niveluri – user story, sprint sau release, atât în termeni de funcționalitate cât și de calitate. Secretul constă in revizuirea si rafinarea acesteia pe măsură ce echipa câștigă atât cunoștințe de business și funcționalitate, cât și experiență tehnică, dobandind astfel o înțelegere mai bună asupra acelor practici care aduc valoare procesului și muncii.
4. Folosește-te de numere, însă nu te baza doar pe ele
Velocitatea, diagramele de sprint si de release sunt indicatori Agile care arată modul în care echipa performează. Scopul este de a anticipa cantitatea de muncă, a planifica lansarea produsului și de a detecta dacă îmbunătătirile efectuate asupra procesului au rezultatele așteptate. În timp ce toti acesti indicatori sunt utili, este delicat și chiar riscant ca performanța echipei să fie judecata numai prin intermediul acestor lentile. Velocitatea, de exemplu, poate fi usor trișată, oferind teren fertil inflației de puncte sau binecunoscutelor “scurtaturi“ în fiecare sprint. Din acest motiv trebuie luați in considerare si alți indicatori precum frecvența cu care s-au atins obiectivele per sprint, livrarea a ceva valoros in fiecare sprint, productivitate stabilă într-un ritm durabil, dar și buclele de învățare. Importat de reținut este a nu lăsa aceste numere să se întoarcă împotriva echipei. Ele trebuie utilizate pentru a creea înțelegere și a concentra eforturile spre îmbunătățirea modului în care sunt făcute lucrurile si nu pentru a acuza sau cauta vinovati.
5. Valorifică fiecare retrospectivă
Am observat că există o tentație în a ignora retrospectivele sau a le trata cu superficialitate, ceea ce, din punctul meu de vedere, este nerecomandat. Retrospectivele reprezintă o alta ceremonie valoroasă din procesul de Scrum care oferă echipei oportunitatea de aduce imbunătățiri, păstrand relațiile de munca sănătoase si fructuoase. Retrospectivele sunt menite să ofere oamenilor posibilitatea de a se opri si a reflecta la ceea ce s-a întamplat pe parcursul sprintului, atât pozitiv cât și negativ, ca apoi să privească înainte identificand noi perspective sau ajustari care ar putea face o diferenta data viitoare. Fiecare membru din echipă ar trebui să folosescă acest moment atît pentru a-și împărtăși gândurile ce ar putea fi de ajutor echipei, cît și pentru a asculta cu mintea deschisă pe ceilalti. Scrum Master-ul deține un rol important în acest context. În primul rând Scrum Master-ul trebuie să asigure un cadru optim al discuției, in care membrii echipei să se simtă în siguranță sa ridice probleme si sa discute deschis despre ele, intr-o atmosfera de incredere si respect reciproc. Accentul trebuie să se pună pe fapte și nu pe judecăți. Apoi, pe lângă colectarea de date și generarea de solutii, valoarea unei retrospective constă în identificarea acelor acțiuni care vor duce la îmbunătățiri ale procesului si muncii in echipa. Însă și mai importanta este implementarea acelor actiuni, pentru ca nimic nu demotivează mai mult decat lipsa punerii acestora in aplicare.
Doresc sa inchei prin a sublinia faptul că fiecare echipă este unică și că dinamica ei depinde de personalitățile, abilitățile și competențele membrilor săi. În același timp, cerințele și nevoile proiectelor sunt diferite, contextul business-ului se poate schimba, forțele concurențiale sunt intr-o continua mișcare. A fi ”agil” oferă mediul necesar de a aduce lucrurile la suprafață, de a promova schimbări sănătoase și a da echipelor spatiul potrivit de a colabora si lucra eficient. Un pas important către success intr-o lume a schimbării este să păstrăm mintea deschisă și să fim conștienți de faptul că ”nu poate fi considerat « incheiat » un process care solicită o îmbunătățire continuă”. (Mike Cohn)