Oamenii sunt cea mai importantă resursă a unei companii, oferind un avantaj competitiv semnificativ pe piață. Legătura dintre Workforce Management (WFM) și resursele umane se creează tocmai într-unul dinte punctele esențiale ale afacerii-valorificarea capitalului uman în scopul obținerii de rezultate performanțe. Procesul de Workforce Management cuprinde astfel și precursorii necesari creșterii productivității, ajutând la identificarea zonelor în care schimbarea este necesară și alinind acțiunile departamentului de resurse umane la obiectivele organizaționale.

Ce urmărește procesul de Workforce Management?

Creșterea implicării angajaților, reducerea costurilor realizate cu forța de muncă și creșterea productivității și eficienței sunt critice în mediul business și reprezintă deziderate ale departamentului de resurse umane.
Principiile care stau la baza Workforce Managementului sprijină atât echipa de resurse umane – la nivel micro – cât și compania – la nivel macro-în îndeplinirea acestor obiective prin dezvoltarea de aplicații și sisteme care include indicatori ce cuantifică și ajută la gestionarea orelor de lucru, absenteismului în rândul angajaților, anticiparea volumelor viitoare de lucru, programarea orelor de lucru și, în ansamblu, la managementul eficient al proiectului.
Anticiparea volumelor de angajări și a aptitudinilor necesare
Previziunile volumelor viitoare de muncă realizate prin uneltele de WFM sunt bazate pe date istorice și alți factori determinanți . Aceste previziuni oferă un număr realist de ore de lucru necesare și numărul minim de angajați indispensabili pe fiecare tip de aptitudine (skill) pentru fiecare săptămâna, zi și chiar pentru fiecare interval orar.
Acest necesar de forță de muncă este esențial în managementul volumului de angajări și a tipului de contract încheiat cu viitorul angajat (permanent, temporar, full-time sau part-time). Mai mult, analiza elaborată din cadrul WFM indică și setul de aptitudini pe care, în mod ideal, ar trebui să le aibă candidatul (ceea ce duce la eficientizarea procesului de recrutare) și conturează pregătirea inițială a viitorului angajat (prioritizand etapele procesului de training).
Montorizarea performanței la nivel de angajat și la nivel de proiect
Procesul de WFM este folosit în special de companiile care au un procent mare de angajați part-time, cu program flexibil, permițând programarea acestora pe segmente orare, conform cerințelor activității. Cu toate acestea, Workforce Managementul este util pentru monitorizarea perfomantei și a productivității.
Pentru manageri este esențial să aibă ca-pacitatea de a monitoriza diverși indici de performanță (KPI – Key Performance Indicator) referitori la orele de lucru, absențe sau aderarea la programul de lucru anterior stabilit (schedule adherence). Acești indici de performanță pot fi extinși mai departe de nivelul individual al angajaților, faciliand astfel managementul un plus de valoare organizației și un nivel la nivel de proiect.
Dezvoltarea profesională a angajaților
Deseori, talentele se regăsesc în interiorul companiei, iar pentru a exploata această resursă, angajații valoroși trebuie identificați în mod obiectiv și în timp util. Procesul de WFM menține o legătură activă între departamentul de resurse umane și nivelul capitalului uman din companie, monitorizând abilitățile și performanțele fiecărui angajat în parte. Aceste informații (referitoare la productivitate și performanțe pe termen lung, aptitudini particulare fiecărui angajat etc.) ajută la identificarea oportunităților de creștere în carieră a angajaților, astfel încât fiecărui individ i se poate atribui un rol nou, în concordanță cu rezultatele și punctele sale forte, un rol care să aducă un plus de valoare organizației și un nivel ridicat al satisfacției angajaților.
Flexibilitate pentru angajați (prin self-scheduling)
Un angajat este mulțumit atunci când își poate planifica orele de lucru în funcție de preferințele personale. Uneltele de WFM permit suprapunerea necesarului de angajați cu disponibilitatea fiecăruia pe intervale orare, luând în calcul și popularitatea fiecărui interval orar (în funcție de câți alți angajați optează pentru același interval orar).
Activitatea de resurse umane beneficiază de pe urma acestei utilități, în sensul în care se obține îmbunătățirea eficienței agajatilor (ocuparea orelor de lucru se realizează la nivel optim), se reduce numărul agajatilor care demisionează (deoarece prin flexibilitatea programului li se oferă posibilitatea să creeze un echilibru între viața personală și cea profesională) și se conturează un cadru potrivit pentru implementarea programelor de lucru de acasă (prin promovarea turelor de lucru foarte scurte, necesare acoperirii unor intervale orare foarte solicitante, cu volume de muncă deosebit de mari).
De ce este Workforce Managementul esențial pentru profesioniștii din resurse umane?
Profesioniștii din domeniul resurselor umane utilizează funcționalitățile sis-temelor de Workforce Management pentru a obține performanțe sporite la nivel de costuri, productivitate și strategie, astfel:

• Obținerea de reduceri la nivel de costuri operaționale prin reducerea costurilor administrative cauzate de programarea manuală a orelor de lucru pentru agajati, prin utilizarea angajaților în mod optim în funcție de abilități și disponibilitate și mai ales prin mentinerea unui nivel adecvat al forței de muncă, fără angajați în surplus și cu procese de recrutare perfect aliniate nevoilor existente.
• Îmbunătățirea productivității muncii la nivelul companiei – productivitatea angajaților este optimizată prin programarea inteligentă a orelor de lucru, crescând totodată nivelul de satisfacție și reducând absenteismul în rândul acestora; simultan, managerii dedică mai puțin timp pentru programarea turelor de lucru și pentru procesarea pontajelor.
• Sporirea eficienței la nivelul departamentului de resurse umane – sarcinile administrative de resurse umane se simplifică, beneficiind de pe urma sistemelor de Workforce Management care raportează în mod automat timpul lucrat, absențele, orele suplimentare; această automatizare reduce în mod semnificativ erorile de procesare.
• Crearea unei strategii de gestionare a talentelor – prin urmărirea seturilor de aptitudini necesare în-deplinirii obiectivelor, sistemele de Workforce Management evidențiază deficiențele din forța de muncă, astfel, profestionistii din domeniul resurse umane știu ce talente trebuie cooptate, dezvoltate sau menținute în companie.

Aplicațiile de WFM pot oferi informații vitale referitoare la deficitul de angajați pentru un anumit interval orar. Odată înțeleasă cauza deficitului, managementul și departamentul de resurse umane pot lua măsurile necesare: pregătirea internă a oamenilor deja angajați, astfel încât aceștia să deprindă noi cunoștințe și abilități sau angajarea unor noi oameni, disponibili să lucreze în intervalul orar problematic.
În concluzie
Obiectivul fiecărui department este adu-cerea de plusvaloare întregii companii. Cu resursele necesare, specialiștii din domeniul resurselor umane reușesc să atingă acest obiectiv și să își optimizeze activitatea, obținând atât rezultate cantitative (performanțe măsurabile la nivel de proiecte), cât și rezultate calitative (satisfacția angajaților). În acest demers, procesul de Workforce Management suplinește funcția de intermediar între nevoile operaționale, obiectivele companiei și acțiunile viitoare de resurse umane.
În Xerox Business Services avem implementat procesul de Workforce Manage-ment și dispunem de specialiști pregătiți în domeniu pentru a ne organiza în mod optim operațiunile la nivelul fiecărui centru de activitate și la nivelul fiecărui proiect.