Autor: Valentin Mazareanu

Pe lângă importanța identificării rapide şi eficiente a oportunităților de pe piață şi, în condițiile digitizării masive a tuturor documentelor, necesitatea unei capacități ridicate de procesare şi înțelegere a tuturor acestor date, companiile au realizat că ceea ce le va asigura atingerea unei poziții de avantaj competițional este abilitatea de a anticipa mutările concurenței de pe tabla de şah a mediului de afacere

Cum poate fi definită inteligența

Fenomene precum globalizarea şi dezvoltarea tehnologiilor informaționale şi de comunicație au împins companiile către un mediu concurențial puternic, unde avantajul competițional nu se mai poate câştiga doar printr-o mai bună poziționare pe piață, fie că vorbim despre how to win, despre where to play sau ambele. 

În aceste condiții apare business intelligence, un concept care presupune implementarea de tehnici şi instrumente capabile să analizeze volume mari de date preluate din mediul intern sau extern al unei afaceri cu scopul final de a duce la o îmbunătățire a performanțelor operaționale şi de a oferi o mai bună înțelegere a propriei afaceri, a concurenței prezente şi a celei potențiale, a pieței.

Din punct de vedere psihologic, termenul de inteligență are o dublă accepțiune: 

• de proces de adaptare prin asimilare şi prelucrare a informațiilor 
• de aptitudine constând în structuri operaționale care prin calitățile lor asigură eficiența conduitei. 

În timp ce există o largă plajă de definiții date inteligenței, poate că cea mai reprezentativă pentru noi este cea oferită de U.S. Central Intelligence Agency (CIA) citată de Waltz: „redusă la cei mai simpli termeni, inteligența este cunoştința şi modul în care (pre) simțim lumea din jurul nostru – preludiul deciziilor şi acțiunilor […]”. 

Aceste componente clasice ale inteligenței furnizează înțelegere şi determină leaderii în a lua deciziile care oferă securitate pentru afaceri sau pentru state. 

Trebuie să menționăm şi faptul că termenul inteligență (intelligence) poate fi analizat la mai multe niveluri: inteligență națională (atenția este orientată pe înțelegerea mediului global), inteligență militară (atenția este pe înțelegerea amenințărilor militare străine), inteligența competitivă (este o subdiviziune a business intelligence care are în vedere activitățile curente şi viitoare ale concurenței) şi altele. Desigur şi business intelligence. 

Cum poate fi înțeles conceptul de Business Intelligence

Business intelligence este un concept la modă în mediul de afaceri al economiei digitale. În ciuda acestui fapt, este încă un concept pe care cele mai multe persoane îl înțeleg în mod greşit. Motivul? 

• Unul ar fi aplicabilitatea BI în domenii diferite, de la afaceri şi practici de lobby şi advocacy, până la mediul guvernamental sau educațional şi ajungând până la confuzia sau chiar identificarea cu spionajul industrial. 

• Un alt motiv ar putea fi de ordin interpretativ, cauzat de abundența acronimelor sistemelor informaționale prezente în lumea afacerilor. Se vorbeşte astfel despre BPM (business performance management sau business process management), CPM (corporate performance management), BAM (business activity monitoring) şi altele. După unii autori aceste sisteme sunt independente; după alții, opinie la care şi subscriem, toate aceste depind de business intelligence sau altfel spus, derivă din BI având capacități restrânse de analiză a datelor.   

Termenul de business intelligence a fost introdus de către Gartner Group la mijlocul anilor ‘90. Însă conform opiniei lui Zaman, conceptul de business intelligence a existat cu mult timp înainte, încă din anii ’70, fiind folosit în sistemele de raportare cu ajutorul mainframe-urilor. 

La acea vreme, sistemele de raportare erau statice, bidimensionale,  fără a avea capacități analitice. Cererea de sisteme multidimensionale dinamice, care să sprijine procesele decizionale inteligente şi cu abilități predictive, a determinat dezvoltarea sistemelor de tip business intelligence. 

Aceste sisteme devin din ce în ce mai complexe, fiind capabile de analiză multidimensională a datelor, dispunând de capacități de analiză statistică şi predictivă pentru a servi mult mai bine sistemelor de asistare a deciziilor. 

In lumina celor de mai sus, nevoia de sisteme de tip business intelligence poate fi cu mare ușurință explicată: 

• pentru a supraviețui pe piață în actualele condiții concurențiale, o companie trebuie să încerce să dezvolte o strategie de succes; 
• pentru a dezvolta o strategie de succes, e nevoie de capacitatea de a anticipa condițiile viitoare; 
• înțelegerea trecutului este un mod bun de a prezice viitorul. 

            Business intelligence face acest lucru.

Cum faci un plan de răspuns la risc

Apropiindu-ne mai mult de domeniul managementului riscului, cunoaştem faptul că planul de răspuns la risc presupune în mare alegerea unei strategii de răspuns la risc. 

Iar opțiunile sunt: 

• măsuri de evitare a riscului, măsuri de atenuare sau diminuare a nivelului de expunere la risc,
• acceptarea riscului 
• decizia de a transfera riscul. 

Decizia nu este una simplă şi presupune atât analiza informațiilor despre risc obținute în etapele precedente (ne referim aici la informații despre bunurile de protejat, vulnerabilități, probabilitate de apariție, dimensiunea impactului etc.), în lumina apetitului față de risc a organizației (organizația îşi asumă riscul, este orientată către evitare sau are o atitudine neutră față de risc), dar şi analiza altor informații, interne şi externe organizației, care au legătură cu strategia acesteia. 

În aceste condiții, nevoia existenței unui sistem informațional capabil să stocheze informații despre riscurile la care organizația a fost expusă de-a lungul întregii sale existențe, istoricul deciziilor referitoare la administrarea riscurilor din activități sau proiecte din trecut (alături de o analiză a efectelor respectivelor decizii) şi în acelaşi timp capabil să înregistreze şi să analizeze informații din mediul exterior firmei şi să furnizeze tipare referitoare la evoluția diverselor fenomene din piață este de necombătut. Business intelligence face acest lucru.  

În paralel cu cele afirmate mai sus, amintim de procesul de identificare a riscului şi de importanța acordată la acest nivel tehnicilor de analiză, experienței membrilor echipei de proiect (ex. datele istorice sau cunoștințe acumulate de aceștia de-a lungul altor proiecte) sau factorilor externi (ex. informații din piață).

Plecând de la aceste considerente, scoatem in evidenta importanța jurnalizării / înregistrări tuturor evenimentelor din viată unei companii (o vorbă spune: suntem suma experiențelor noastre). Propunerea noastră vrea însă să depășească limitele unui registru al riscurilor curente, susținând importanța constituirii unui depozit de date. 

Prin date înțelegem aici orice eveniment intern sau extern care la un moment dat a influențat într-o mai mică sau mai mare măsură un proiect, un proces, o activitate, o decizie. Menționăm că este necesar să se țină cont de orice tip de eveniment şi indiferent dacă rezultatul a fost unul pozitiv sau negativ. 

Continuându-ne ideea, aceste date vor fi folosite de către un analist în luarea unei decizii cu ajutorul unui sistem de tip business intelligence menit să asiste procesul de management al riscului. 

Considerăm că un astfel de sistem în care să se colecteze toată experiența de viață a companiei este atât de important pentru managementul riscului încât, ca şi regulă de bună practică în afaceri, încă din primele zile ale companiei ar trebui să decidă implementarea unui sistem de business intelligence. 

Dintre informațiile care ar urma să fie socate la nivelul depozitului de date am putea menționa:

• detalii ale tranzacțiilor (cash flow, istoricul cursului valutar etc.);
• informații din mediul extern (monitorizarea prețurilor acțiunilor de la bursă şi notarea efectelor fluctuației acestora, analiza mișcărilor concurenței, factorii PESTLE etc.);
• informații din mediul intern (date despre angajați, alte zone de cunoaștere ale proiectului, evidența valorilor prezente în organizație etc.);
• informații din mediul intern extins (includem aici informații despre clienții, furnizorii şi partenerii de afaceri a organizației); 
• informații despre proiectele trecute (riscuri la care compania a fost expusă, vulnerabilitățile constatate, modele de evaluare a riscurilor aplicate, deciziile luate în planurile de management al riscului etc.). 

În condițiile existenței unui astfel de sistem în cadrul unei organizații, o persoană responsabilă cu managementul riscului este în permanența în contact cu cele mai noi informații despre mediul intern şi extern în care organizația îşi desfăşoară activitatea şi totodată are acces la istoricul activităților organizației, incluzând aici şi istoricul planurilor de management al riscului întocmite cu ocazia altor analize a riscurilor.