Dacă o companie este asimilată unui corp viu, atunci comunicarea este sângele care circulă prin acest corp, cărând esențe vitale. Continuând comparația, dacă acest lichid al schimbului de informații nu este sănătos, corpul companiei poate suferi dezechilibre, dizabilități sau poate sucomba.
Am făcut aceasta paralelă pentru a reaminti un lucru important: comunicarea – care, în majoritatea companiilor, este tratată ca o acțiune de interes periferic, poate produce profit sau pierderi. Sunt foarte convins că o comunicare internă proastă, abuzivă, aglomerată, suprasolicitantă, eliptică, fragmentată, duce fără discuții la pierderi majore de timp, bani și poate și angajați din partea companiei în culpă.
O expertiză profesionistă executată în interiorul unei companii, care ar analiza structura mesajelor interne, frecvența lor, redactarea, schema priorităților, cât timp pierd angajații ca să le citească și să răspundă, ar putea avea ca rezultat un raport în cifre clare despre pierderile financiare anuale din vina exclusivă a acestei disfuncționalități.
Nu știu mulți manageri care să înțeleagă importanța unei comunicări eficiente și eficace. Știu însă mulți care trimit mailuri urgente și așteaptă răspunsuri pe loc. Sau care își închipuie că mesajele pot fi transmise și non-verbal.
Zilele trecute am ținut un curs cu tema „Writing for your team”, la care au participat oameni din industria IT&O. Am vorbit despre asemănarea intre comunicarea jurnalistică, arie unde am o experiență rezonabilă, de aproape 30 de ani, inclusiv managerială, și cea din interiorul unei firme oarecare. Despre lucruri foarte practice și sfaturi de pus în aplicare pe loc. Am vorbit și despre diferențe, despre cum se comunică pe e-mail (vi se pare simplu, nu?), ce capcane sunt pe acest canal de informare, cum poate deveni e-mailul o piedică în bunul mers al comunicării sau chiar al funcționării firmei, în general.
Știați ca mesajele pe e-mail sunt citite în cheie negativă, indiferent de conținutul lor? Că un angajat pierde mai mult de 2 minute sa revină la task-ul anterior după ce a citit un mail? Și că primește peste 40 de mailuri pe zi într-o firmă de mărime medie?
Publicul a găsit cursul interesant și de folos, unii mi-au spus că au reținut chiar sfaturi concrete pe care le vor pune în practică imediat de a doua zi.
Mulți s-au mirat că știința comunicării e așa complexă, la o adică învățăm să comunicăm de când ne naștem, nu?
Eu continui să cred că buna comunicare e unul dintre pilonii managementului. Unul foarte important. Mai ales comunicarea în scris, care este baza relațiilor în business – mailuri, scrisori de intenție, prezentări, oferte, manuale etc.
Problema majoră a comunicării în scris este că, odată trimis mesajul, the things are done, nu le mai poți întoarce. Greșelile de structurare a mesajului, de ton, de limbă, de gramatică, de editare, de adresare, s-au dus.
Și, odată cu aceste erori de comunicare, structurale, de sens sau de redactare, s-a dus poate și viitorul contract important sau posibilul viitor partener. Sau poate actualul angajat valoros.
Comunicați, așadar, dar cu știință.